Rapikan Jejak Demokrasi, Bawaslu Probolinggo Perkuat Tata Kelola Kearsipan Sekretariat

PROBOLINGGO – Keamanan dan kerapian dokumen merupakan fondasi utama dalam menjaga akuntabilitas lembaga pengawas pemilu. Menyadari hal tersebut, Bawaslu Kabupaten Probolinggo menggelar rapat internal khusus untuk membahas penguatan tata kelola kearsipan di ruang staf sekretariat pada Rabu (04/02).

Rapat yang diikuti oleh seluruh jajaran staf sekretariat ini dipimpin langsung oleh staf kearsipan Bawaslu Kabupaten Probolinggo, Nurul Huda. Dalam arahannya, Huda menekankan bahwa arsip bukan sekadar tumpukan kertas, melainkan bukti otentik dari setiap kerja pengawasan dan administrasi yang dilakukan lembaga.

Arsip sebagai Pilar Akuntabilitas

Dalam paparannya, Nurul Huda menjelaskan bahwa pengelolaan arsip yang baik sangat krusial untuk mendukung kelancaran administrasi dan fungsi pengawasan.

“Arsip adalah memori kolektif lembaga. Dengan pengelolaan yang benar, kita tidak hanya mempermudah urusan administrasi, tetapi juga memperkuat akuntabilitas Bawaslu di mata publik,” ujar Huda.

Ia merinci bahwa terdapat lima kategori besar arsip yang menjadi fokus utama di lingkungan Bawaslu Kabupaten/Kota, yaitu:

1. Arsip Administrasi Umum dan Persuratan.

2. Arsip Pengawasan Pemilu dan Pemilihan.

3. Arsip Keuangan.

4. Arsip Kepegawaian.

5. Arsip Fasilitasi, Humas, dan Dokumentasi Kegiatan.

Mengenal Kode Klasifikasi dan Masa Retensi

Salah satu poin krusial yang dibahas adalah penggunaan Kode Klasifikasi Arsip. Huda mengingatkan pentingnya pedoman ini agar dokumen di setiap subbagian tertata secara seragam. Hal ini bertujuan agar dokumen mudah ditemukan kembali (retrieval) dengan cepat saat dibutuhkan dan meminimalisir risiko dokumen yang tercecer.

Selain itu, pengelolaan arsip juga dibedakan menjadi dua kategori, yakni Arsip Aktif yang masih sering digunakan di ruang kerja masing-masing, dan Arsip Inaktif yang frekuensi penggunaannya sudah menurun.

“Setiap unit kerja wajib menata arsip aktifnya masing-masing. Jika sudah memasuki masa inaktif, dokumen tersebut harus segera dipindahkan ke unit kearsipan sesuai dengan prosedur yang berlaku,” tambahnya.

Sebagai penutup, seluruh staf dibekali pemahaman mengenai Jadwal Retensi Arsip (JRA). Melalui JRA, setiap bagian dapat mengetahui masa hidup sebuah dokumen—kapan dokumen tersebut masih aktif, kapan menjadi inaktif, hingga kapan saatnya dokumen tersebut dimusnahkan atau disimpan secara permanen sebagai arsip statis.

Dengan penguatan sistem kearsipan ini, Bawaslu Kabupaten Probolinggo berkomitmen untuk terus meningkatkan standar profesionalisme administrasi guna mendukung pengawasan pemilu yang lebih transparan dan terukur.