Menjaga "Nyawa" Dokumen di Era Digital: Bawaslu Jatim Gelar Ngopi Arsip #8, Soroti Legalitas Arsip Elektronik

PROBOLINGGO – Era digitalisasi tidak lagi sekadar tren, melainkan kebutuhan mendesak yang mengubah cara kerja birokrasi, termasuk dalam urusan kearsipan. Jika dulu tumpukan kertas menjadi pemandangan wajar, kini semua beralih ke format digital. Namun, pertanyaannya: sejauh mana sebuah file elektronik bisa dipertanggungjawabkan keaslian dan legalitas hukumnya?

Kegelisahan inilah yang coba dijawab oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur melalui forum diskusi daring bertajuk “Ngopi Arsip #8” yang digelar pada Selasa (21/4). Mengusung tema “Strategi Ahli Media Arsip: Menjamin Otentisitas dan Legalitas Arsip Elektronik”, forum ini membedah tuntas bagaimana instansi pengawas pemilu harus memperlakukan dokumen digital mereka.

Diskusi yang berlangsung hangat ini dihadiri oleh para pengelola arsip Bawaslu kabupaten/kota se-Jawa Timur. Dari Bawaslu Kabupaten Probolinggo sendiri, Nurul Huda selaku Person in Charge (PIC) Arsip turut hadir menyimak jalannya materi.

M. Shiddiq, Arsiparis Bawaslu Kabupaten Pamekasan yang didapuk sebagai narasumber, memaparkan realita di lapangan. Menurutnya, mengelola arsip elektronik tidak sesederhana memindai kertas lalu menyimpannya di komputer. Ada aspek krusial yang sering luput dari perhatian, yakni otentisitas (keaslian) dan legalitas.

"Di tengah laju digitalisasi administrasi yang makin pesat, kita harus memastikan bahwa arsip yang kita simpan punya kekuatan hukum. Ini penting agar ke depan, arsip tersebut tetap valid dan bisa dipertanggungjawabkan ketika dibutuhkan," jelas Shiddiq dalam pemaparannya.

Lebih lanjut, ia membedah anatomi pengelolaan arsip digital yang ideal. Semua harus memiliki standar dan prosedur yang ketat. Alur perjalanannya—mulai dari proses penciptaan dokumen, metode penyimpanan, hingga pemeliharaan jangka panjang—harus terukur dan aman dari potensi manipulasi.

Bagi jajaran pengelola arsip di lingkungan Bawaslu, khususnya di Kabupaten Probolinggo, catatan dari forum ini menjadi bekal penting. Kehadiran Nurul Huda dalam diskusi tersebut bukan sekadar pemenuhan undangan, melainkan langkah adaptif Bawaslu Kabupaten Probolinggo untuk terus memutakhirkan sistem kearsipan mereka.

Lewat kegiatan Ngopi Arsip ini, harapannya pengelolaan dokumen di seluruh jajaran Bawaslu tak hanya sekadar rapi secara fisik, tetapi juga profesional, akuntabel, dan aman secara hukum di ruang digital. Bagaimanapun, arsip adalah memori sekaligus "nyawa" bagi sebuah lembaga negara.