Lebih dari Sekadar Tumpukan Kertas, Bawaslu Probolinggo Dalami Tata Kelola 'Arsip Terjaga' di Ngopi Arsip Jatim

PROBOLINGGO – Urusan kearsipan kerap kali hanya dipandang sebelah mata, sekadar tumpukan kertas yang memenuhi lemari besi di pojok ruangan. Padahal, di balik deretan map tersebut tersimpan nadi, rekam jejak, dan sejarah penting sebuah lembaga. Kesadaran inilah yang mendasari keikutsertaan PIC Kearsipan Bawaslu Kabupaten Probolinggo dalam agenda 'Ngopi Arsip' Seri 7 yang digelar oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur, Rabu (15/4).

Berlangsung secara daring melalui ruang virtual Zoom, forum ini menyedot antusiasme tinggi dari jajaran pengelola arsip Bawaslu tingkat Kabupaten/Kota se-Jawa Timur. Mengusung tema tajam "Pengelolaan Arsip Terjaga: Arsip Terjaga, Sejarah Terpelihara", diskusi kali ini menjadi ruang kalibrasi tentang betapa krusialnya menjaga integritas dokumen sebagai warisan institusi dan bangsa.

Ratna Diah Fatmawati, PIC Arsip Bawaslu Kota Surabaya yang didapuk untuk membedah materi, menyoroti lapis-lapis strategis dari arsip terjaga. Dalam paparannya, ia mendobrak paradigma lama. Menurutnya, mengelola arsip jauh melampaui rutinitas administratif biasa.

"Pengelolaan arsip yang baik adalah upaya fundamental dalam menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip negara. Ini bukan sekadar pendokumentasian, tapi sumber utama pengambilan keputusan yang berdampak langsung pada kualitas pelayanan publik," terangnya di hadapan para peserta.

Tentu saja, kerja-kerja penyelamatan dokumen ini tak bisa dilakukan serampangan. Ratna mengingatkan seluruh pengelola arsip di lingkungan Bawaslu untuk taat asas pada regulasi, mulai dari payung hukum UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, hingga beleid teknis dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kepatuhan ini menjadi benteng utama agar dokumen negara terlindungi dan dapat dipertanggungjawabkan kepada generasi mendatang.

Lebih lanjut, urusan arsip ternyata menuntut presisi tingkat tinggi hingga ke ranah fasilitas. Ruang penyimpanan tidak bisa asal ada. Dibutuhkan ekosistem yang aman dan kondusif, lengkap dengan filing cabinet tahan api, sistem indeksasi yang jelas, hingga penggunaan pocket file. Tujuannya satu: mitigasi risiko. Arsip harus disusun serapi mungkin agar mudah diakses sekaligus kebal dari ancaman kebakaran, kelembapan udara, maupun kerusakan fisik lainnya.

Bagi Bawaslu di tingkat daerah, alur penyelamatan arsip terjaga ini memiliki ritme kerja yang ketat. Prosesnya bergulir mulai dari tahapan identifikasi untuk menyaring dokumen bernilai sejarah, disusul pemberkasan yang presisi, hingga kewajiban pelaporan ke ANRI maksimal satu tahun setelah kegiatan selesai.

Muaranya ada pada penyerahan salinan autentik arsip ke ANRI yang disahkan melalui berita acara serah terima. Tahapan pelaporan dan penyerahan ini bukan sekadar formalitas, melainkan bentuk sinkronisasi tata kelola kearsipan secara nasional.

Dokumen yang dijaga pun tidak main-main. Di tingkat nasional, arsip terjaga mencakup urusan kedaulatan seperti kependudukan hingga batas wilayah. Sementara di lingkup pengawasan pemilu, dokumen-dokumen hasil pengawasan dan penindakan memegang peranan serupa vitalnya bagi kepastian hukum dan demokrasi.

Keikutsertaan Bawaslu Kabupaten Probolinggo dalam forum kolaboratif ini menjadi penegas komitmen lembaga. Bahwa kerja-kerja pengawasan di lapangan harus selalu diimbangi dengan tata kelola kesekretariatan yang mumpuni. Melalui pengelolaan arsip yang profesional dan terjaga, sejarah pengawasan pemilu—khususnya di Bumi Banger—tidak akan pernah lekang tergerus zaman.