Bukan Sekadar Tumpukan Dokumen, Bawaslu Jatim Perketat Standar Ruang Arsip Lewat Forum 'Ngopi Arsip'

Probolinggo - Arsip kerap kali dipandang sebelah mata, seolah hanya sekumpulan kertas usang yang memenuhi sudut ruangan. Padahal, rekam jejak tertulis ini adalah napas akuntabilitas dan wajah dari tertib administrasi sebuah lembaga. Menyadari posisi krusial tersebut, Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Provinsi Jawa Timur kembali membedah tata kelola kearsipan melalui forum “Ngopi Arsip (Ngobrol Pintar Seputar Arsip)” jilid ke-9 yang digelar secara daring pada Selasa (28/4).

Forum diskusi rutin ini telah menjadi semacam ruang kalibrasi bagi para pengelola arsip Bawaslu Kabupaten/Kota se-Jawa Timur. Bawaslu Kabupaten Probolinggo pun turut hadir menyerap pembaruan regulasi dan teknis kearsipan melalui PIC arsipnya, Nurul Huda.

Dipandu oleh Alaika Sa’dullah, jalannya acara dibuka dengan penegasan dari Kepala Bagian Administrasi Bawaslu Jawa Timur, Lambok Wesly Simangunsong. Dalam pengantarnya, Lambok menitikberatkan pada tanggung jawab otonom setiap satuan kerja dalam merawat ‘ingatan’ kelembagaannya.

“Setiap satker memiliki kewajiban untuk mengelola arsipnya masing-masing secara baik dan sesuai ketentuan. Arsip bukan hanya dokumen, tetapi juga bentuk akuntabilitas lembaga,” tegas Lambok di hadapan puluhan peserta virtual.

Untuk membedah wujud nyata dari tata kelola yang baik itu, Bawaslu Kabupaten Trenggalek didapuk sebagai narasumber utama. Membawa tema yang cukup menggelitik, “Standar Pemeliharaan Ruang Penyimpanan Arsip: Nyaman Tempatnya, Aman Berkasnya”, diskusi mulai mengerucut pada hal-hal teknis di lapangan.

Yumeita Dwi Rahayu, Arsiparis Bawaslu Trenggalek, mengingatkan kembali bahwa kearsipan berpijak pada fondasi hukum yang ketat. Praktik di lapangan harus linier dengan UU Nomor 43 Tahun 2009, Perbawaslu Nomor 10 Tahun 2020, hingga ragam standar dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Yumeita mengurai benang merah tata kelola ini menjadi dua ranah utama: arsip aktif di unit pengolah dan arsip inaktif di unit kearsipan. Menurutnya, sebuah dokumen tidak bisa asal masuk laci. Ada fase penelitian, pencatatan, hingga klasifikasi yang harus dilalui sebelum dokumen tersebut bersemayam di dalam filling cabinet.

“Penataan arsip ini harus memperhatikan sistem klasifikasi yang jelas. Bisa berdasarkan abjad, wilayah, subjek, maupun nomor. Tujuannya satu, agar memudahkan temu kembali saat dokumen itu mendadak dibutuhkan,” urai Yumeita.

Namun, sistem klasifikasi yang rapi tidak akan bertahan lama jika ‘rumahnya’ tidak mendukung. Melengkapi paparan tersebut, PIC Arsip Bawaslu Trenggalek, Dian Dwi Hartanto, menyentuh esensi dari fisik ruang penyimpanan arsip inaktif dan krusialnya pemindahan arsip yang berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Dian membeberkan bahwa tidak sembarang ruangan bisa disulap menjadi gudang arsip. Ada kalkulasi daya dukung lantai, tingkat pencahayaan, hingga kendali cuaca ruangan yang harus dipenuhi.

“Ruang arsip yang ideal tidak hanya rapi, tetapi juga memenuhi standar keamanan. Misalnya, suhu ruangan dijaga maksimal pada 27°C dan kelembaban tidak lebih dari 60 persen agar kondisi kertas tetap optimal,” jelas Dian.

Investasi keamanan jangka panjang juga menjadi sorotan. Dian merekomendasikan penggunaan rak metal anti karat dan boks berbahan kardus khusus. Selain itu, mitigasi risiko wajib diperketat mulai dari sistem pencegahan kebakaran, pengendalian hama, hingga pembatasan akses masuk fisik ke ruang penyimpanan.

Lewat pertukaran gagasan di 'Ngopi Arsip' ini, Bawaslu se-Jawa Timur terus berbenah. Bagi jajaran Bawaslu Kabupaten Probolinggo dan satker lainnya, wawasan spesifik ini menjadi bekal berharga untuk memastikan setiap lembar keputusan dan rekam jejak pengawasan pemilu terekam dengan aman, terawat secara sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan sepenuhnya kepada publik.