Bawaslu Probolinggo Ikuti Rapat Koordinasi Retensi Arsip se Jawa Timur

Probolinggo - Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi Jawa Timur melaksanakan kegiatan Rapat Koordinasi Persiapan Retensi Arsip di Bawaslu Kabupaten/Kota Se Jawa Timur. Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari pendampingan peningktan retensi arsip di 38 Kabupaten/Kota se Jawa Timur. Selain itu tujuan dari giat ini ialah membuat suatu pedoman atau acuan didalam pengelolaan kearsipan Bawaslu Jawa Timur. Adapun tujuannya sebagai pedoman penyusutan dan pemusnahan arsip, baik arsip pengawasan dan kesekretariatan. Selasa (22/02)

Melalui rapat koordinasi kearsipan yang digelar secara virtual tersebut, Koordinator Divisi Organisasi Bawaslu Provinsi Jatim Eka Rahmawati  mengatakan Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip untuk dimusnahkan, dinilai kembali dan dipertimbangkan kembali yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Dengan adanya pedoman dan klasifikasi yang telah disetujui bersama 38 Kabupaten/Kota yang dijembatani oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur harapannya dapat menentukan akhir dari proses pengelolaan dan penyimpanan arsip. Oleh karena itu perlu adanya kesiapan dari masing-masing Bawaslu untuk secara aktif mengkomunikasikan kebenaran arsip-arsip yang akan disusun dalam JRA.

Dalam sesi diskusi, Koordinator Sekretariat Bawaslu Kabupaten Probolinggo Yusuf Wibisono mengatakan bahwa yang menjadi perhatian di Sekretariat Bawaslu Kabupaten Prooblinggo adalah penyusunan tugas pokok dan fungsi dari divisi masing-masing yang masih belum jelas pembagian jobdesknya dikarenakan sejak awal terbentuk pengelompokan arsip, semua telah menjadi satu pengelolaan oleh staf kearsipan.

“Diperlukan pembinaan klasifikasi arsip yang aktif dan inaktif dengan cara berkoordinasi dengan pihak terkait yakni Dinas Kearsipan setempat agar tim retensi arsip dapat fokus melakukan retensi arsip dan berita acara dapat disusun dengan baik," ucap Yusuf Wibisono pada penyampaian rencana dan tindak lanjut oleh Bawaslu Kabupaten Probolinggo.

Sebagai informasi bahwa kegiatan Rapat Koordinasi Retensi Arsip di Bawaslu Kabupaten/Kota se Jawa Timur diikuti oleh Koordinator Divisi SDMO, Koordinator Sekretariat dan satu orang staf yang membidangi kearsipan. (Humas)