Gelar Pembinaan Kearsipan, Zaini Himbau Pengelolaan Arsip yang Lebih Baik

Probolinggo - Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Probolinggo menggelar Rapat internalPengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan di Aula Kantor Bawaslu Kabupaten Probolinggo pada Jumat (16/06) dimulai pukul 08.30 hingga selesai. Kegiatan ini dihadiri oleh staf pengampu divisi SDM dan organisasi pada Pengawas Pemilu Kecamatan se Kabupaten Probolinggo.

Rapat di buka langsung oleh Koordinator Divisi SDM dan Organisasi Zaini Gunawan. Dalam sambutannya, Zaini mengatakan bahwa arsip merupakan satu hal wajib yang harus dikelola oleh lembaga pemerintahan dengan prosedur yang tepat. "Tatausaha dan arsip adalah bagian penting dalam suatu organisasi. Karena menyangkut dokumen-dokumen negara yang dikelola oleh Bawaslu dan Panwascam. Maka dari itu, ini bukanlah tugas staf SDM saja namun untuk semua divisi. Karena kita semua memproduksi dan mengelola data dan dokumen penting milik negara" jelas Zaini.

Hadir pada giat ini adalah Ali Wafa, anggota KPU ketua divisi Sosialisasi Pendidikan Pemilih, Partisipasi Masyarakat, dan Sumber Daya Manusia bahwa tata usaha dalam lembaga berfungsi sebagai indikator ketertiban dan kerapian dokumen. Ali Wafa mengatakan bahwasannya kearsipan adalah bagian dari tata usaha. Dan apabila arsip yang dimiliki kantor tertata dengan baik maka efisiensi dan pengelolaan adminstrasi juga baik.

“Melalui penataan dan pengelolaan arsip diharapkan dapat mewujudkan percepatan ketersediaan arsip yang terpercaya untuk mewujudkan pengelolaan yang efektif dan efisien” jelasnya.

Pada acara Rakernis tersebut Bawaslu Kabupaten Probolinggo juga Menghadirkan Narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Probolinggo yaitu Wara Kusumawati, S.Sos., M.AP. Ia menyampaikan materi yang lebih mendalam di bidang kearsipan. Khususnya praktik secara langsung terkait teknis cara-cara penyusunan dan penyimpan arsip, pengelolaan kearsipan yang baik dan benar serta bagaimana menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA) sesuai peraturan” ujarnya.

Dalam materinya juga menambahkan bahwa berbicara tentang kearsipan di Bawaslu, maka hal tersebut tidak lepas dari dua jenis arsip yakni arsip aktif dan arsip in aktif agar dipisahkan serta masing- masing diklasifikasi berdasarkan retensi arsip tersebut. Kegiatan ini diharapkan dapat memberi dampak perubahan yang signifikan pada pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan yang lebih baik, dimulai dari jajaran panwaslu kecamatan.